IT: تکنولوژی اطلاعات

نويسنده: Janice Ward

مترجم: سلمه عبداللهي سهي

ناشر: مهندسي شبكه همكاران سيستم مشورت

واژه‌هاي كليدي: مديريت پروژه، كار، گروه، تكنولوژي اطلاعات، آموزش

مديران IT به راحتي در كارها و فعاليت‌هاي روزمره غرق شده و از بسياري از رفتارهاي مهم مديريتي غافل مي‌شوند. در صورتي كه ما يك مدير تازه كار و يا با تجربه هستيم، پشنهادات زير مي‌توانند ما را به يك مدير توانمند تبديل كند .

1- براي ارتقاء سطح فني كارشناسان خود وقت و هزينه صرف كنيم.

IT يك شاخه به شدت در حال تغيير است و بسياري از كارشناسان IT علاقمند به يادگيري تكنولوژي‌هاي جديد و در حال توسعه هستند .براي بسياري از افراد يادگيري فقط براي لذت نبوده، بلكه براي انجام بهترين كار ممكن، ضروري است. مديران IT مي‌بايست براي آموزش و ارتقاء كارشناسان خود هزينه كرده و آنها را تشويق به شركت در دوره‌هاي آموزشي در هر زمان ممكن كنند. در صورتي كه بودجه ما محدود مي‌باشد از كارگاه‌ها و ارايه‌هاي رايگان، آموزش در منزل و ساير راه‌هاي خلاقانه و كم هزينه استفاده كنيم. و هيچگاه آموزش‌ افراد به يكديگر را فراموش نكنيم، حتي در سازمان‌هاي بزرگ هميشه كارهايي هستند كه دائما ً و از روي عادت توسط يك نفر انجام مي‌شوند بنابراين از اينكه ساير افراد گروه IT بر نحوه كامل انجام آن كار تسلط دارند مطمئن شويم تا در صورتي كه آن فرد براي مدتي در سازمان حضور نداشت دچار مشكل نشويم.

2- از اينكه هر يك از كارشناسانتان دقيقا ً چه كاري را انجام مي‌دهند اطلاع داشته باشيم.

با وجود اينكه حرفه اي بودن ما در زمينه كاري هر يك از كارشناسانمان ضروري نمي‌باشد ولي مي‌بايست با كار عادي و روزمره‌اي كه آنها انجام مي‌دهند آشنا باشيم. خودمان را با مسئوليت‌هاي هر يك از افراد گروه آشنا كنيم و از آنها بخواهيم كه در مورد وظايف مهمي كه انجام مي‌دهند، از قبيل Backup گيري، توضيح و ارايه بدهند. يك بار يك كارمند IT به زيرگروه من منتقل شد و به محض ورودش، شروع به يادگيري وظايف او كردم. بعد از يك ماه كارمند جديد مجبور به ترك شركت به طور ناگهاني به دليل فوت يكي از والدينش شد، بدون اينكه Backup جديدي تهيه كرده باشد. من سريع وارد عمل شدم و با دانشي كه در طول اين يك ماه به دست آورده بودم و كمك ديگران Backup را تهيه كردم. در پايان مورد احترام بسيار بالاي كارمندانم قرار گرفتم، كسي كه در گذشته به دليل تجربه‌هاي بد مديرتي بسيار آزرده مي‌شد. يادگرفتن آنچه كارمندان ما انجام مي‌دهند نه تنها احترام آنها را نسبت به ما افزايش مي‌دهد، بلكه موجب افزايش اعتبار ما در نزد آنها  در شرايط دشوار و تصميم‌گيريهاي بزرگ نيز مي‌شود.

3- كارهاي كارشناسانمان را برايشان انجام ندهيم.

اگر ما از يك كارشناس IT به سمت مديريت منسوب شده‌ايم از اينكه كارهاي مشكل را به سرعت انجام دهيم پرهيز كنيم. سطح دانش و مهارت ما ممكن است از كارشناسانمان بالاتر باشد ولي مي‌بايست به آنها در يادگيري و پيشرفت كردن كمك كنيم. يك فاصله خوب بين رهبري و انجام كارها وجود دارد.و يك مدير خوب اين تفاوت‌ها را به درستي تشخيص مي‌دهد.

ممكن است در جايي كه ما بيشتر درگير كارهاي روزمره هستيم، يك سري آموزش‌هاي اوليه براي ما وجود داشته باشد. از استراتژي‌هاي مناسب آموزش و تفويض براي منتقل كردن كار به دست‌هاي تواناي كارشناسانمان استفاده كنيم.

4- از فعاليت و كسب و كار شركتي كه در آن هستيم مطلع باشيم و مطمئن شويم كه آنها نيز ما را مي‌شناسند.

اين امر تقريبا ً تكراري است، ولي تمام مديران IT مي‌بايست با كسب و كاري كه آن را پشتيباني مي‌كنند آشنا باشند و از اين شناخت براي فراهم آوردن سرويس‌ها و زيرساخت‌هايي كه اهداف آنها را پشتيباني كند، استفاده كنند. همچنين ما مي‌بايست كارمندان خود را از اينكه چگونه كارهاي آنها بر اهداف كسب و كار شركت تأثير مي‌گذارد مطلع كنيم و مطمئن شويم كه مديران شركت از آنچه IT برايشان انجام مي‌دهد، مطلع باشند. فعاليت‌هاي واحد خود را از طريق گزارش‌هاي ساليانه، ارتباطات منظم و به روزرساني پروژه‌ها ارايه كنيم.

5- به ارتباطات به منزله يك خيابان شلوغ، پرسرعت و دو طرفه نگاه كنيم.

اطلاعات يك كالاي محدود و قابل نگهداري نمي‌باشد. اطلاعات بايد به صورت رايگان و به راحتي در بين مديران و كارمندان ردوبدل شود. اگر احساس مي‌كنيم كه اطلاعات مهم را دريافت نمي‌كنيم، راه‌هايي را براي افزايش ارتباطاتمان در نظر بگيريم.از طرف ديگر اطلاعات را تا زماني كه محرمانه نيستند نزد خودمان نگه‌نداريم. مواردي كه به نظر مي‌رسد به ما ربطي ندارد، ممكن است به شدت مورد نياز ساير افراد باشد. قرار دادن اطلاعات در گزارش‌هاي اصليمان را حتما ً در نظر بگيريم.

6- همه افراد را به انجام كار گروهي تشويق كنيم.

كليت يك موضوع مهم‌تر از مجموع اجزاء آن مي‌باشد. تشويق به همكاري و كار گروهي از انباشته شدن اطلاعات در يك نقطه كه اغلب در شركت‌هاي فني اتفاق مي‌افتد، جلوگيري مي‌كند. گروه‌هاي كاري متقاطع بسيار مهم هستند زيرا تغييرات كوچك در يك قسمت مي‌تواند تأثير بسيار مهمي در واحدهاي ديگر IT داشته باشد. تلاش براي فراهم آوردن شرايط همكاري و توسعه محيطي كه در آن كارمندان براي درخواست كمك از يكديگر احساس راحتي مي‌كنند، بسيار ضروري بوده. صدمات معمولا ً از جايي ناشي مي‌شوند كه يكي از افراد گروه نكته‌اي را مي‌داند كه بسياري افراد براي دانستن آن در حال تلاش هستند. كار گروهي ماشين ارتباطات ما را تغذيه مي‌كند.

7- بازخورهاي مرتب بگيريم و اجازه دهيم كه كارشناسان بدانند دقيقا ً چه چيزي از آنها مي‌خواهيم.

برخي از كارهاي IT موجب مي‌شوند كه انسان‌ها احساس كنند همانند جزيره‌اي تنها هستند . آنها به طور مستقل بر روي يك پروژه يا كار واگذار شده كار مي‌كنند و كمتر با مدير يا همكارانشان تعامل دارند. مطمئن شويم كه كارشناسانمان به درستي مي‌دانند كه چه كاري را انجام مي‌دهند و براي پيشرفت به چه عواملي نياز دارند. اين امر از طريق صحبت‌هاي غير رسمي، بازبيني رسمي كارايي و يا مراسم تشويق عمومي مي‌تواند انجام شود.

8- به درستي استخدام كنيم.

اگر تا كنون استخدام انجام نداده‌ايم حتما ً براي اين كار از كمك ديگران استفاده كنيم. استخدام نادرست بسيار پرهزينه‌تر از به كار نگرفتن نيروي جديد مي‌باشد. مهارت‌هاي فني تنها قسمتي از اين پازل هستند. ما بايد اين مسئله را كه آيا فرد جديد با ساير افراد تيم همسو مي‌باشد يا نه را در نظر بگيريم. همچنين كمك گرفتن از ساير كارشناسانمان در مراحل استخدام در زماني كه شرايط نيز اجازه مي‌دهد بسيار مي‌تواند مفيد باشد. كارمندانمان مي‌توانند به ما در تشخيص اينكه آيا فرد جديد با ساير افراد گروه همسو مي‌باشد يا نه و همچنين ارزيابي مهارت‌هاي فني و رفتاري وي، به ما كمك كنند.

9- بهترين الگوهاي IT را يادبگيريم ولي فقط در مورد آنها صحبت نكنيم.

بهترين الگوهاي كار را كه متناسب با محيط كاري ما مي‌باشند يادبگيريم و خودمان و واحدمان را بر اساس معيارهاي آن ارزيابي كنيم.ITIL (Information Technology Infrastructure Library) را كاوش كنيم و حداقل مواردي را كه مي‌توانيم در واحدمان پياده كنيم، مشخص كنيم. برنامه بهبود و ترميم از شرايط حادمان را به روز كنيم و آماده عمل باشيم. ارزيابي‌هاي امنيتي را به طور مرتب انجام دهيم. با آگاهي كامل به كار ادامه دهيم. فقط در مورد بهترين الگوها صحبت كردن نتيجه‌اي نخواهد داشت. ما بايد در مورد اين ايده‌ها و كاربردشان در محيط كاريمان دانش كامل داشته باشيم، سپس برنامه‌ريزي كرده و تغييرات مناسب و مربوط را پياده‌سازي كنيم.

10- يك مدير پروژه خوب باشيم.